Çalışanlarınızın Uzaktan Çalışma Verimini Artıracak Araçlar19.12.2021

İçinde bulunduğumuz COVID-19 pandemisi günlük hayatımızda birçok değişiklik yapmamıza neden oldu. Özellikle iş hayatında köklü değişimlere şahit oluyoruz. Hastalık riskini en aza indirmek için birçok şirket uzaktan çalışma düzenine geçmeye başladı. Bazı şirketler, personellerine tamamen uzaktan çalışma imkanı verirken bazıları da bunu yarı zamanlı olarak planlıyor. Pandeminin getirdiği şartlara bağlı olarak bu çalışma modelinin geçici olabileceği konuşulurken bazı kurumlar pandemi bitse dahi uzaktan çalışma düzeniyle devam edebileceklerini açıkladı. Uzaktan çalışma modelinin her koşulda artık hayatımızın bir parçası olacağı kesin.

Uzaktan çalışma gerçekten çok yönlü bir konu. Avantajları ve dezavantajları mevcut. Fakat her ne olursa olsun bu model uygulandığı müddetçe bize düşen de modelden alınan verimi en yükseğe çıkarmak. Pandemi öncesinde test edilmediği ve pandemiyle birlikte çok hızlı bir şekilde hayatımıza girdiği için birçok noktada verimliliği tartışma konusu haline geldi. Fakat uzaktan çalışma süreci giderek yaygınlaştıkça bu konu çok daha kapsamlı bir şekilde ele alınmaya başlandı. Bu bağlamda, uzaktan çalışma verimini artıracak çeşitli teknikler, süreçler ve araçlar geliştiriliyor. Bu yazımızda bunlardan en önemli iki tanesini paylaşacağız.

Dijital Süreç Modelleme

Süreç modelleme aslında birçok kurumun yaptığı temel bir çalışmadır. Kurumun faaliyet alanına bağlı olarak çeşitli süreçleri vardır. Örneğin üretim bir süreçtir, belirli adımlardan oluşur ve şirketin üretim departmanının görevi bu süreci en doğru ve hızlı bir şekilde işletmektir. Aynı şekilde, tedarik zinciri yönetimi, satış ve pazarlama, satış sonrası destek, müşteri ilişkileri / şikayetleri yönetimi, tasarım ve ar-ge, kalite vb gibi süreçlerde de belirli iş adımları ve bu adımlardan sorumlu çalışanlar mevcuttur.

Süreç modelleme, her bir süreç içerisindeki iş adımlarının ve iş akışının belirli sistematik bir yapı içerisinde, genellikle çizim, diyagram, grafik vb gibi araçlar kullanılarak tasarlanması ve ortaya konulmasıdır. Böylelikle, süreç kapsamında gerçekleştirilen tüm işler, baştan sona bir sıra ile ve birbirleriyle olan ilişkileri gösterilerek modellenmiş olur. Süreç modelleme tamamlandıktan sonra süreç modele uygun şekilde işletilir ve yapılan çalışmalardan alınan geri bildirimlere göre model üzerinde güncellemeler yapılabilir. Süreç modelleme şirketin verimliliğini artırır ve sürece şeffaflık kazandırır.

Dijital süreç modelleme ise tüm bu çalışmaların dijital ortamlarda yürütülen süreçler için yapılmasıdır. Pandemi nedeniyle kısmi / yarı zamanlı veya tamamen uzaktan çalışmaya geçildiği için şirketler birçok sürecini dijital platformlar aracılığıyla sürdürmeye başladı. Bu durumda, şirketin gerçekleştirdiği birçok faaliyet için yeni süreç modellerinin geliştirilmesi zorunluluğu ortaya çıktı. En basit anlamda, insanlar artık evden çalışmaya başladığı için yüz yüze görüşmelerin yerine online toplantılar aldı. Bunun yanında, şirket içerisindeki kapalı ağdan işlem yapan çalışanların evlerinden de bu ağa güvenli bir şekilde bağlanabilmesi için birtakım özel programlar ve uygulamalar kullanılmaya başlandı. Satış birimindeki çalışanlar, müşteri ziyaretlerini Zoom, Skype, Microsoft Teams, Cisco Webex, Google Meet, gibi uygulamalar üzerinden online görüşmeler gerçekleştirerek yapmaya başladı. Dokümantasyon yapısında da yine köklü bir dijitalleşme eğilimi görüyoruz. Birçok şirket basılı dokümanlar yerine artık dijital imzalı dokümanlara geçiş yaptı. Bunların kontrol ve yönetimi için de ayrı bir süreç planlaması gerekiyor haliyle.

Uzaktan çalışma çok büyük bir dijital dönüşümün de habercisi oldu. Aslında zaten büyük bir dijital dönüşüm içerisindeydik ve uzaktan çalışma ile bunun daha da hızlanmasını sağladı. Şirketler, yeni düzende süreçlerini tamamen ya da büyük oranda dijital ortamda yürütecek şekilde planlamak zorunda. Önümüzdeki yıllarda, birer süreç modelleme tekniği olan iş / veri akış diyagramlarında, Gantt grafiklerinde, UML (Birleşik Modelleme Dili) şemalarında veya iş süreci modelleme gösterimlerinde (BPMN) dijital dünyaya ait artık daha fazla bilgi göreceğiz. Bunun bir zorunluluk ya da tercih olup olmadığını tartışmak yerine çağımızın bir gerekliliği olduğunu kabul etmeliyiz. Bu bağlamda, uzaktan çalışma verimini en yükseğe çıkarmak için dijital süreç modelleme çalışmalarına gereken önemi verek gerekiyor.

Süreç ve Görev Madenciliği

Şirketler tüm faaliyetlerini süreçler ve bu süreçlerde görevlendirdiği çalışanlar aracılığıyla yürütür. Her sürecin girdileri ve çıktıları ve her çalışanın bir görev tanımı vardır. Fakat özellikle büyük şirketlerde ve kurumsal firmalarda farklı süreçler ve farklı görev tanımları birbiriyle iç içe geçmektedir. Bu durum zamanla süreçlerin ve çalışanlarının verimliliği ile ilgili büyük soru işaretleri oluşturmaktadır. Bu nedenle, özellikle 1990’lı yıllardan itibaren iş hayatının farklı kollarında süreç ve / veya görev madenciliği adı verilen analitik bir çözüm geliştirilmiştir.

Bu madencilik, süreçlerdeki mevcut iş adımlarını, gerçekleştirilen faaliyetleri, kullanılan kaynakları (zaman, iş gücü, hammadde, enerji vs) ve tutulan kayıtları referans alarak sürecin yeniden keşfedilmesini sağlayan çalışmalar bütünüdür. Süreç madenciliğinde, sürecin ideal akışı, tasarlanan iş adımları, planlanan girdiler ve çıktılar ve belirlenen görev tanımları analiz edilir. Teoride planlanan ve gerçekte elde edilen sürecin karşılaştırılması yapılır, sürecin nasıl daha iyi, verimli ve hızlı olabileceği ile ilgili uygulamalar, eylemler geliştirilir.

Süreç madenciliği bir bakıma süreçler için uygulanan SWOT analizi gibidir. Sürecin güçlü ve zayıf yönleri ve süreçle ilgili tehditler ve fırsatlar tespit edilir. Bu bağlamda süreç ve görev madenciliğinin, şirketlerin reaktif yerine proaktif bir yaklaşım sergilemesine yardımcı olduğunu da söyleyebiliriz. Şirketler süreç madenciliği sayesinde elindeki kaynakları en iyi şekilde kullanabilmektedir.

Uzaktan çalışma ile beraber süreçlerin yeniden planlandığı ve görev tanımlarının yeniden belirlendiği iş hayatında süreç madenciliği belki de hiç olmadığı karar gerekli hale gelmiştir. Şirketler, hem yeni dijital süreçlerini tasarlarken hem de mevcut süreçlerini analiz ederken bu tekniğe ihtiyaç duymaktadır.

İlginizi Çekebilecek Diğer Bloglar

Risk Analizi Nedir

Risk analizi, işletmelerin işlevleri sırasında ortaya çıkabilecek risklerin önceden dikkatli bir biçimde ve ayrıntıları ile tanımlanıp değerlendirilmesi ve bu riskleri minimize edecek veya tam olarak ortadan kaldıracak önlemlerin alınması olarak tanımlana
İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği

Bu Yönetmeliğin amacı; iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerini yürütmek üzere kurulacak işyeri sağlık ve güvenlik birimlerinin kuruluşu ile ortak sağlık ve güvenlik birimlerinin belgelendirilmeleri, yetki belgelerinin iptali, görev, yetki ve sorumluluklarına
Patlamadan Korunma Dokümanı Hazırlayacak Sektörler

Bu sektörlerde Patlayıcı Ortam tehlikelerinden korunmak için Patlamadan Korunma Dokümanı hazırlanmalıdır. Patlamadan Korunma Dokümanı hazırlatmak için Kimyager İş Güvenliği Uzmanlarımız hizmetinizdedir.